400 991 0880 专家热线:13922129159

企业经营中的预算控制方式

【摘要】:预算监控通常使利用信息系统进行在线控制,并结合内控流程设计关键控制点、对执行结果进行分析通报,以及开展内部审计等多种方式进行。

  预算监控通常使利用信息系统进行在线控制,并结合内控流程设计关键控制点、对执行结果进行分析通报,以及开展内部审计等多种方式进行。

  信息系统可以实现事中的结点控制并及时反馈各种预警信息。同时,在线控制也可以分别实现对个项和总额的控制,更可以实现二者的结合,进行集中控制。这也是实施预算信息系统最重要的作用之一。

  在企业实际运营中,企业一般将上述四种方式结合起来,综合应用,通过重点控制体现成本效益原则,对预算的执行进行有效监控,达到运营目标,实现最优监控效果。




  1.预算执行的控制方式

1)信息系统

通过信息系统,对重点预算事项(重点费用、材料采购支出、资本支出等)进行时在线监控,不但能够体现时控制的思想,真正达到事中控制,而且能达到控制严格、数据准确,执行各种内部管理方面的统计也更为快捷及时。当然,通过信息系统的在线控制,也可能会出现由于种种例外情况影响业务的顺利进行,并造成信息系统中的信息流和实际单据流的核对较为烦琐。

  因此,根据重要性和“80/20”原则,可以对重点费用、采购支出和资本支出实施在线严格控制,而其他小额费用、非重要的例行采购支出可以实施较为宽松的在线控制。

  具体预算信息系统控制流程如图所示。


 

预算信息系统控制流程


  预算信息系统可以是独立的预算信息系统,也可以是ERP系统中的预算模块。

  (2)内控流程

  在系统外,对常规预算内事项,通过事先制定的控制流程进行一般的业务审批。通过内控流程进行预算控制,严格程度不如预算信息系统,需要人工判断是否超预算,及时性和准确性会大大降低。内控流程较易被员工和各级管理层所接受,但是较为灵活的方式也会降低其预算控制的水准。

  (3)分析通报

  对相关预算事项,通过月度、季度、年度的定期报告或者会议对各责任中心的预算执行情况进行分析、披露、通报和奖惩。此种预算控制形式是典型的事后控制形式,缺乏及时性特征,是一种马后炮预算控制方法,其严格程度与预算信息系统和内控流程控制形式相比显著降低。但是预算分析的通报和奖惩反映的情况较为综合、全面,对于需要进行长期考核的预算事项较为适宜,投入的成本也较低。

  (4)内部审计

  公司内部审计是对集团各事业部、各公司、各部门经营活动的真实性、合法性、效益性以及各种内部控制制度的科学性和有效性进行审查、核实和评价的一种监控活动。内部审计是企业内部监控体系中最上层的部分,通过对财务、管理、流程、IT等的审计来保障业务运行在预定的轨道上,避免不确定性因素。其中,对管理的审计就涉及对预算执行情况的审计,可以有效地约束预算的执行和预算目标的达成。


2.预算执行中存在的问题 

在企业的运营之中,常常存在预算编制和执行的脱节现象,使得预算执行流于形式,也就是常说的预算编制和执行的两张皮现象,认识此问题,有助于提高预算管理在企业中的应用水准,推进预算工具的使用效能。预算在执行中常见的现象为:

  (1)预算如一纸空文。预算编制时轰轰烈烈、大张旗鼓,却在年度预算批准后不做传达或者传达不清晰。同时,在执行中对预算执行的结果不做分析、追踪、考核,视年度预算、月度滚动预算为无物,或者仅仅在年度结束时进行分析或跟踪,忽视日//月度/季度/半年等时间序列的过程监控。究其原因,是对预算管理工具的应用缺乏充分的了解和把握,认识程度不够,使用方法不当,操作水准欠佳。其次,预算编制方法不切合实际,编制的方法和执行存在系统偏差或者根本性缺陷,使得编制出来的预算无法在执行中得到运用或者运用成本太高。最后,业务层面对预算在执行中的重视程度不够,缺乏对预算执行的了解和应用,参与程度较低。

  (2)业务审批程序不规范。预算作为一种管理工具,可以有效地释放集中管理的垂直深度,缩短管理层级;也可以压缩管理的幅度,使得企业管理层级在控制上扁平化,节约管理和控制成本。

  实行预算可以缩短审批流程,避免多头审批、重复审批、特批和滥批的现象,更可以避免一件事情大家都管、都不管;如预算内事项需要执行正常简化流程,仅仅需要一级经理人审批即可;超预算事项需要执行额外审批流程,按照额度分级审核,仅仅需要一至两级经理人审批即可;预算外事项需要执行复杂的特殊审批流程,需要经过多级经理人审批,甚至有时候需要上报预算管理机构进行审批。当然,在日程营运之中,预算外事项一般比较少出现。这样可以有效进行管理的分权,做到管理有序,避免眉毛胡子一把抓一支笔的现象。

  (3)预算信息系统薄弱。预算管理属于管理会计的范畴,主要是为了企业内部管理需要而产生的,其服务的对象是企业内部管理者,与一般财务会计的核算有显著的区别,同时又有紧密的联系。财务会计在一般企业已经实现信息化,预算管理信息系统却鲜有企业实施,造成此现象的原因众多,但是有一点却是不争的事实,即企业重财务会计、轻管理会计。

  小型企业在进行预算编制和控制时,可以使用Excel等工具来制作统一的预算编制和控制模板,既可以满足预算管理的需求,又可以节约成本。大型企业集团在预算编制和控制时,则需要实施预算信息系统,否则在预算编制时容易出现预算合并、汇总困难,得出的预算信息质量较差,并且也无法进行预算控制。预算信息系统方面,有较多的厂家:国内的,如东软的MPC预算信息系统;国外的,如Hyperion PlanningCognos Planning等系统,都能够满足预算编制的需要。

  (4)执行结果

  预算在执行中存在的另外一个问题是责任主体不清,没有按照责任中心进行预算编制,在执行中也没有按照责任主体进行考核,或者考核时奖惩不明。

  预算编制时需要按照内部绩效考核的主体进行编制,以方便进行绩效考核。另外,预算目标是企业经营目标的最重要的内容,预算考核是绩效考核的有机组成部分,缺乏考核约束的预算,在以绩效考核为导向的企业很难被重视和得到执行,执行力会形同虚设。因此,预算执行结果必须按照责任主体进行绩效考核,或者说设置预算考核为必要的约束条件。否则,责任不清、奖惩不明的预算,不与薪酬挂钩,预算编制就没有实际意义;预算执行结果必须与业务相结合,与业务绩效相结合,否则预算会演变成为一种数据游戏。


  3.预算执行中的审批机制及其权限等相关问题

  本着先算后花,先算后干的原则,一般情况下不得突破预算指标(包括预算项目、金额和数量)。预算是严肃的事情,在流程、系统和考核等各种约束下,预算指标的突破是要付出代价的。

  如果客观环境、内部条件以及公司经营计划发生终点变化需要突破预算,执行预算外审批程序,根据超预算审批流程执行。

  预算结余可以跨月份使用,但不能跨年度使用。对于跨年度或者本年未完成的项目,下一年度则需要继续重新编制预算。

 

 

上一篇:战略执行四大障碍有哪些

下一篇:战略目标的动态管理

关注ca88国际官方微信,获取更多企业管理实战经验

全国统一服务热线

400 991 0880